有給の計画的付与はどう進める？一斉・交替制・個人別の選び方と、年5日の時季指定・管理簿の運用

年次有給休暇（年休）の計画的付与とは、会社が労使協定を結び、年休の取得日をあらかじめ決めておく制度です。計画年休とも呼びます。労働基準法39条6項により、決められるのは各社員の年休のうち5日を超える部分だけです。

自社が年5日の取得義務の対象かどうかは、法定の年休付与日数が年10日以上の社員がいるかで見分けます。該当する社員には、基準日（年休を付与した日）から1年以内に5日を取得させる義務があります。労働基準法39条7項の定めで、取得させなければ罰則もあります。

この5日は、本人の請求、計画年休、使用者による時季指定のどれで取らせても構いません。工場では稼働カレンダーで止められる日と止められない日を先に分け、計画年休の方式を決めてから、足りない分を時季指定で埋めます。管理簿は社員ごとに作り、5年（当分の間3年）保存します。

年5日は、3つの経路のどれで取らせてもよい

年5日は、本人の請求、計画年休、時季指定のいずれで満たしても法令上は同じ扱いです。時季指定とは、会社が取得する時季（日にち）を指定して取らせることです。

本人の請求と計画年休で取得した日数は、5日から差し引きます。労働基準法39条8項は、この2つで与えた日数は時季指定の対象にならないと定めています。計画年休と本人請求で合計5日に達した社員には、時季指定は不要です。

厚生労働省のQ&Aでは、すでに5日以上を請求・取得した社員には、時季指定をする必要はなく、することもできないとされています。対象は管理監督者や有期雇用の社員も含みます。出典は厚生労働省 スタートアップ労働条件 Q&Aです。2019年4月から、大企業・中小企業ともに施行されています（厚生労働省 働き方改革特設サイト）。

年10日以上が付与されるのは、原則として入社から6か月たち、その間の全労働日の8割以上出勤した社員です。その後は1年ごとに日数が増え、6年6か月以上で20日になります。年休を請求する権利は2年で時効になり、使わなかった分は翌年に繰り越せます（厚生労働省のあらまし）。

所定労働時間と所定労働日数に応じて、日数を比例して付与する社員もいます（比例付与）。比例付与の対象は、週の所定労働時間が30時間未満で、かつ週の所定労働日数が4日以下（週以外の期間で所定労働日数を定める場合は年間216日以下）の社員です。

年休は、本人が請求した時季に与えるのが原則です（労働基準法39条5項）。事業の正常な運営を妨げる場合に限り、会社は別の時季に変更できます。これを時季変更権といいます。計画年休で決めた日は、取得日があらかじめ分かるので、生産計画に組み込めます。

誰に聞くかは、まず総務・労務担当です。社員ごとの付与日数と基準日を一覧で出してもらうと、年5日の対象者が分かります。

計画年休は、5日を超える部分にだけ設定できる

計画年休にできる日数は、各社員が有する年休日数から5日を引いた残りです。5日は社員が自由に取れるよう、必ず残します。

以下は記事の例で、繰越分や取得済み分がない場合の計算です。付与12日の社員は、最大7日まで計画年休にできます。入社6か月で10日が付与された社員は、最大5日です。一斉付与の日に年休が5日以下しかない新入社員には、有給の特別休暇を与えるか、休業手当（平均賃金の60%以上）を支払います。この2つは厚生労働省が示す扱いです。

計画年休を使うには、就業規則に規定を置き、労使協定を結びます。労使協定とは、会社と、労働者の過半数で組織する労働組合（ない場合は過半数代表者）が書面で結ぶ約束です。過半数代表者は、労働者の過半数を代表する人のことです。協定は労働基準監督署への届出が不要です。

就業規則には、厚生労働省の規定例に沿って、5日を超える部分についてあらかじめ時季を指定して取得させることがある旨を書きます。協定の締結が前提で、規定例の全文は厚生労働省 働き方・休み方改善ポータルサイト「計画的付与制度（計画年休）の導入に必要な手続き」にあります。

一斉・交替制・個人別は、工場の稼働カレンダーで選ぶ

計画年休には、一斉付与、グループ別の交替制、個人別の3つの方式があります。どれを選ぶかは、ラインを止められる日があるかで決まります。

3つの方式と時季指定を工場の場面に当てはめると、次のとおりです。これは記事の整理で、公的な基準ではありません。

厚生労働省の協定例には、3方式の書き方が出ています。交替制の例は、各課でA・Bの2グループに分け、調整は各課長が行います。個人別の例は、5日を超える部分を6日限度とし、前期（4〜9月）に3日、後期（10〜3月）に3日を割り振ります。計画表は各期の開始2週間前までに会社が作り、希望表は1か月前までに所属課長へ出します。

交替制で班を分けるときは、休息時間の取り方もあわせて見直します。班の分け方は交替勤務の勤務間インターバルの記事も参考になります。誰に聞くかは、現場の課長です。止められない日と、人が足りなくなる日を課長から聞き取ります。

協定には、対象者・日数・方法・特別休暇・変更手続の5項目を書く

労使協定に書く項目は、厚生労働省が5つに整理しています。協定の中身は、労働者側の協定当事者（過半数で組織する労働組合、ない場合は過半数代表者）との協議で決まります。

1. 対象者：計画的付与の時季に育児休業や産前産後休業に入ることが分かっている社員、定年などで退職することが分かっている社員は外します。
2. 対象日数：少なくとも5日は自由に取れる日を残し、5日を超える日数を計画年休にします。
3. 具体的な方法：一斉付与は付与日、交替制はグループ別の付与日、個人別は計画表の作成時期と手続を書きます。
4. 付与日数が少ない社員の扱い：一斉付与で5日を超える年休がない社員には、有給の特別休暇か、休業手当を用意します。
5. 変更が予想される場合の手続：あらかじめ計画的付与日の変更が予想される場合は、変更の手続を協定に書いておきます。

計画的付与の時季に休業に入る社員や退職する社員を対象から外すことと、入社間もない社員に特別休暇か休業手当を用意することは、協定の段階で決めます。

誰に聞くかは、労働者側の協定当事者です。対象者の範囲と変更の手続は、協定を結ぶ前に相談しておきます。人が足りずに年休を回せないときは、工場の人手不足対策で見直す先を整理しています。

残りは時季指定で埋め、意見を聴いて記録に残す

計画年休と本人請求で5日に届かない社員は、会社が時季を指定して取得させます。この手続の根拠は、労働基準法施行規則24条の6です。

会社は、あらかじめ時季指定で与えることを社員に明らかにしたうえで、取得時季について社員の意見を聴きます。意見を尊重するよう努める、という規定です。意見の聴き方は、面談、取得計画表、メール、システムなど、任意の方法でよいとされています（厚生労働省「働き方改革関連法のあらまし（改正労働基準法編）」2020年3月）。

以下は記事の例です。計画年休3日と本人請求1日の社員は、残り1日を時季指定します。計画年休3日と本人請求2日の社員は、5日に達しているため時季指定は不要です。時季指定を実施するときは、対象の範囲と指定の方法を就業規則に書く必要があります。休暇は、就業規則に必ず書く事項だからです。

法定の基準日より前に年休を付与することを前倒し付与といいます。入社時に10日以上を付与した場合は、与えた日（第一基準日）から1年以内に5日を取得させます（労働基準法施行規則24条の5）。

第一基準日から1年以内に、新たに10日以上を付与することもあります。この場合は、最初の基準日から2つ目の基準日の1年後までを履行期間とし、その月数を12で割って5日をかけた日数を履行期間中に取得させる扱いも認められています。

履行期間が18か月なら7.5日です。半日単位の取得に応じた場合は7.5日以上、それ以外は8日以上とされています。

10日のうち一部を前倒しで付与した場合は、合計が10日に達した日から1年以内に5日です。10日に達する前に本人の請求や計画年休で取得した日数は、その5日から差し引きます。

年休の連続取得を促す措置を、36協定の健康福祉確保措置に選ぶ場合は36協定の健康福祉確保措置の記事にまとめています。誰に聞くかは、総務・労務担当です。就業規則の現行の規定に、時季指定の記載があるかを確認してもらいます。

管理簿は社員ごとに作り、毎月の取得日数を見て年間設計に落とし込む

年次有給休暇管理簿は、社員ごとに時季・日数・基準日を記録する書類です。労働基準法施行規則24条の7が、作成と保存を求めています。

保存期間は、年休を与えた期間中と、その満了後5年（当分の間3年）です。労働者名簿や賃金台帳とあわせて調製することもできます。必要なときに出力できる仕組みなら、システムでの管理でも構いません。厚生労働省のあらましに記載例があります。

基準日が2つある社員は、両方を書きます（あらましの補足）。以下は記事の整理で、必要な3項目に加えて点検しやすい列です。

• 付与日数と基準日（第一・第二基準日を含む）
• 計画年休で取った日
• 本人請求で取った日
• 時季指定で取った日
• 5日までの残り

この列を毎月見ると、基準日から半年の時点で、5日に届きそうにない社員が分かります。誰に聞くかは、総務・労務担当です。賃金台帳とあわせて調製するなら、出力の形式を決めてもらいます。

年間設計は、6つの手順で進める

年間設計は、社員の状況の確認から管理簿での点検まで、6つの手順に分けると進めやすくなります。これも記事の整理で、公的な基準ではありません。

1. 付与状況の確認：社員ごとの付与日数と基準日を確認します。10日以上か、基準日がそろっているか、前倒し付与があるかを見ます。
2. 止められる日の仕分け：稼働カレンダーで、止められる日と止められない日を分けます。
3. 方式と日数の決定：計画年休の方式と日数を決めます。本人が自由に取れる5日は残します。
4. 規定と協定：就業規則に規定を置き、労使協定を結びます。この労使協定は、労働基準監督署への届出が不要です。
5. 時季指定の運用：残りを時季指定で埋める運用を決め、対象範囲と方法を就業規則に書きます。
6. 管理簿での点検：管理簿で毎月の取得日数を見ます。

明日から確認する順序は次のとおりです。まず総務・労務担当に付与日数と基準日を出してもらいます。次に現場の課長へ止められる日を聞き、最後に労働者側の協定当事者へ協定の内容を相談します。人事・労務の全体の整理は採用・人材のテーマページにあります。

よくある質問

計画年休で決めた日に、出勤が必要になったらどうなりますか。

あらかじめ変更が予想される場合は、変更の手続を協定に書いておく、というのが厚生労働省の整理です。個別の変更の可否は、協定の内容を踏まえて所轄の労働基準監督署に確認してください。

計画年休が3日あれば、時季指定は2日でよいのですか。

本人が1日も請求していなければ、残りは2日です。本人が請求して取った日があれば、その分も差し引きます。労働基準法39条8項により、本人請求と計画年休で与えた日数は5日から差し引くためです。

入社と同時に10日を付与した場合、いつまでに5日が必要ですか。

10日を付与した日から1年以内です。厚生労働省のあらましに、入社日に10日を付与する例があります。その後1年以内に新たに10日以上を付与する場合は、別の扱いもあります。最初の基準日から2つ目の基準日の1年後までの期間（18か月なら7.5日）を単位に、月数を12で割って5日をかけた日数を取得させる方法です。

まとめ

• 年10日以上が付与される社員には、基準日から1年以内に5日を取得させる義務があります。
• 5日は本人請求、計画年休、時季指定のどれで満たしてもよく、計画年休は5日を超える部分だけに設定できます。
• 方式は稼働カレンダーで決め、協定には5項目を書きます。足りない分は意見を聴いて時季指定します。
• 管理簿は社員ごとに作り、5年（当分の間3年）保存します。